Au fil des ans, l’innovation technologique a eu un impact sur la façon dont les entreprises se développent, communiquent et fournissent des services. La technologie a tout simplement changé notre façon de fonctionner. Des outils tels que la visioconférence ont amélioré la communication avec les clients et les employés, les applications mobiles ont accru l’accessibilité et les CRM ont changé notre façon de vendre.
La signature électronique et les documents numérisés sont deux innovations technologiques qui continuent de transformer la façon dont les entreprises mènent leurs activités. Le processus de réalisation des transactions de vente, des approbations, des accords et des contrats par voie numérique permet aux entreprises de se développer et d’être compétitives comme jamais auparavant, notamment grâce à des contrats signés numériquement.
Nous allons voir ci-dessous comment les contrats signés numériquement à l’aide de solutions comme Foxit PDF Editor Pro + et Foxit eSign stimulent une forte croissance des entreprises.
Plus pratique
Pour développer votre clientèle, la praticité est essentielle. Les clients veulent traiter avec des entreprises qui leur permettent de faire des affaires à leurs conditions, quand et où ils le souhaitent. L’utilisation de signatures électroniques pour remplir des documents PDF sur le web, par e-mail ou via une application mobile permet aux clients d’être plus autonomes et d’avoir la liberté d’examiner et de signer des contrats à leur rythme.
Achèvement accéléré
Les contrats sont remplis plus rapidement grâce aux signatures électroniques. L’époque où vous deviez tout laisser tomber pour vous rendre à une réunion ou attendre l’arrivée du courrier est révolue. Avec les contrats numériques, vous pouvez envoyer des signatures par courriel en quelques secondes et vos clients peuvent les signer et les compléter en quelques clics, ce qui permet de faire avancer les choses plus rapidement et plus efficacement que jamais.
Moins d’erreurs
La numérisation des contrats et l’utilisation des signatures électroniques vous donnent un meilleur contrôle sur l’ensemble du processus, ce qui peut conduire à une plus grande précision, moins d’erreurs et moins de maux de tête. En mettant en œuvre la signature électronique et le remplissage des données dans vos contrats PDF, vous pouvez indiquer clairement où la saisie des données et les signatures sont nécessaires, rendre les champs obligatoires pour éliminer les informations manquantes et indiquer exactement où les signatures et les paraphes sont requis. Et lorsque des erreurs se produisent, les corrections peuvent être demandées et effectuées en quelques minutes, et non en quelques jours.
Réduction des coûts
La production régulière de contrats traditionnels est coûteuse. Si l’on additionne les dépenses liées au papier, à l’impression, à l’envoi, au classement et au stockage, les coûts s’accumulent rapidement et représentent une part importante de votre budget. En passant au numérique, les entreprises n’ont plus à supporter les coûts d’impression et d’envoi et peuvent réaliser d’importantes économies, ce qui leur permet de consacrer leurs ressources à d’autres projets et objectifs.
Amélioration de la conformité
Il n’est pas toujours facile de se conformer aux règles du secteur et aux réglementations en matière de paperasserie. Les signatures électroniques sont juridiquement contraignantes et utilisables pour pratiquement tous les scénarios nécessitant des contrats signés. En passant aux contrats PDF, vous constaterez que la conformité est simplifiée grâce à des éléments tels que les pistes d’audit, les éléments d’inviolabilité, les contrôles de visibilité et les fonctions de vérification d’identité comme l’authentification basée sur la connaissance (KBA) et les signatures électroniques qualifiées (QES). Ces fonctionnalités, et bien d’autres encore, permettent aux entreprises de respecter plus facilement leurs obligations en matière de conformité des documents et de fournir la confidentialité et le contrôle que les clients et les autorités du secteur attendent et exigent.
Une sécurité renforcée
Lorsque des contrats papier sont utilisés, les entreprises s’ouvrent à un monde entier de vulnérabilités en matière de sécurité. Les contrats papier peuvent être facilement dupliqués, falsifiés, égarés et volés, ce qui peut entraîner l’invalidation du contrat et la visualisation d’informations sensibles. Lorsque les contrats PDF sont utilisés et signés électroniquement, les entreprises peuvent tirer parti de fonctions de sécurité telles que l’authentification à deux facteurs (2FA) et l’authentification basée sur la connaissance (KBA) pour contrôler l’accès. En outre, avec des solutions de signature électronique comme Foxit eSign, les documents restent verrouillés et sécurisés grâce au cryptage 256 bits et des historiques d’audit détaillés permettent de suivre chaque instant de votre contrat.
Plus de durabilité
Les contrats signés électroniquement offrent aux entreprises la possibilité d’avoir un impact significatif sur l’environnement. Plus que jamais, les entreprises sont de plus en plus conscientes de l’environnement et prennent des mesures pour « être écolo ». Les contrats numériques en format PDF et les signatures électroniques permettent aux entreprises de réduire les déchets de papier et, ce faisant, de sauver davantage d’arbres. En outre, le passage au numérique peut réduire les émissions de gaz à effet de serre en éliminant la nécessité de se déplacer uniquement pour signer des documents.
Sources
https://www.foxit.com/blog/7-ways-digitally-signed-contracts-can-boost-your-business/
Inscrivez-vous sans plus attendre à nos Webinaires, ou regardez-les en différé sur notre chaîne YouTube.
A bientôt !
E.R.